01/01/2021

5 Tips hoe je zorgt dat een reorganisatie slaagt

Voor het slagen van reorganisaties is duidelijke communicatie en verbinding heel erg belangrijk. Een goede leider motiveert en zorgt dat een medewerker zich verbonden voelt met de verandering die moet worden doorgevoerd.

Tip 1: Verbind iedere gewenste verandering aan de oorspronkelijke missie van je bedrijf.

Wanneer bedrijven reorganiseren, willen ze vaak een aantal specifieke veranderingen doorvoeren maar verandert vaak de oorspronkelijke missie niet.

Wanneer bijvoorbeeld een ziekenhuis aan het reorganiseren is, zal hun missie nog steeds zijn dat ze zoveel mogelijk mensen beter willen maken. Een reisorganisatie zal ook na de reorganisatie nog steeds zo veel mogelijk goede reizen willen aanbieden. Een Supermarkt zal na reorganisatie nog steeds zoveel mogelijk goede, betaalbare producten aan de consumenten willen leveren. De meeste medewerkers zullen achter de missie van het bedrijf staan. Wanneer de gewenste verandering op een positieve manier daaraan gekoppeld wordt, zullen medewerkers sneller gemotiveerd zijn om conform de gewenste verandering te handelen.

Tip 2: Geef iedere medewerker, ongeacht functie het gevoel dat hij/zij van wezenlijk belang is voor de missie van het bedrijf.

Ziekenhuizen willen graag zoveel mogelijk mensen beter maken. Zij hebben dit als missie. Iedereen die daar werkt, of je nu arts, verpleger, administratief medewerker of schoonmaker enz. bent, draagt zijn/haar steentje bij aan dat iemand geneest.
De koekjesfabrieken zijn ontstaan omdat ze als missie hebben dat ze de mensen iets lekkers bij de koffie en/of thee gunnen. Iedereen die hier dus werkt, ongeacht de functie, draagt er aan bij dat mensen op een hele makkelijke manier iets lekkers bij de thee/koffie kunnen nemen.
Supermarkten zijn ontstaan omdat ze als missie hebben dat ze willen dat consumenten iedere dag op een makkelijke manier aan hun eten en andere levensmiddelen kunnen komen. Iedere medewerker, ongeacht de functie, draagt er dus aan bij dat Nederland te eten heeft.
Een reisorganisatie voor consumenten is ontstaan om zoveel mogelijk consumenten een leuke vakantie aan te bieden. Iedereen die hier dus werkt, ongeacht de functie, draagt bij aan die ene mooie vakantie van de consument.

Iedere medewerker die het gevoel heeft van essentieel belang te zijn bij het behalen van één van bovenstaande missies, zal trots zijn op zijn/haar functie. Door dit gevoel te creëren, ontstaat oprechte verbinding met het bedrijf. Mensen gaan dan werken vanuit intrinsieke motivatie. Het bedrijf wordt dan een soort familie. Wanneer vervolgens de beoogde verandering verbonden wordt aan het behalen van de oorspronkelijke missie (tip 1) en dat iedere medewerker daarbij van belang is, zal men sneller de verandering kunnen doorvoeren. Wanneer de verbinding goed gelegd is, zal men vanuit intrinsieke motivatie handelen met als gevolg dat de gewenste verandering blijvend zal zijn.

Tip 3: Wanneer een verandering die moet worden doorgevoerd, noodzakelijk is als gevolg van een bureaucratische maatregel, wees hier dan open over.

Ondanks dat de overheid zegt dat ze minder bureaucratie willen, komen er steeds meer regels bij die van invloed zijn op verschillende bedrijven. Nu als gevolg van de coronamaatregelen helemaal. Wanneer je als gevolg van een dergelijke regel een verandering moet doorvoeren en jij als manager hier van baalt, zeg dat dan eerlijk. Leg uit dat het vanuit de overheid verplicht is en dat daardoor helaas de bureaucratische verandering doorgevoerd moet worden.

Onder andere binnen de zorg- en welzijnssector zijn veel bureaucratische regels. Artsen, verpleegkundigen, welzijnswerkers krijgen vaak met onnodig veel administratie te maken. Dit is niet omdat de ziekenhuizen en welzijnsorganisaties dat graag willen maar omdat de inspectie, verzekeringsmaatschappijen en/of gemeenten dit soort dingen eisen. Wanneer je het niet doet, loop je vergoedingen mis, kun je een boete krijgen en soms zelfs de organisatie gedwongen sluiten. Voor uitvoerend medewerkers erg onlogisch. Een veel gemaakte fout is dat ondanks dat managers vaak ook de maatregelen erg bureaucratisch vinden en hier ook van balen, dit niet openlijk uitspreken naar de medewerkers. In plaats daarvan doen ze net alsof ze achter de maatregelen staan die de overheid van hen eist. Een veel gemaakte fout is dat managers denken dat ze het beste de medewerkers kunnen motiveren door uit te stralen dat ze achter de bureaucratische maatregelen staan terwijl ze in feite dan juist zorgen voor verwijdering tussen managers en uitvoerend medewerkers met juist demotivatie tot gevolg. Door open te zijn over dat de overheid het eist en je hier zelf ook van baalt, maar als gevolg van deze eis de verandering wel noodzakelijk is voor de missie, wordt verwijdering tussen de manager en de uitvoerend medewerkers voorkomen. Leg ook open uit wat jij als manager achter de schermen er aan probeert te doen.

Tip 4: Sta open voor de knelpunten die medewerkers ervaren

Door medewerkers oprecht de ruimte te geven om met knelpunten te komen, creëer je verbinding.

Ieder bedrijf heeft wel een paar medewerkers die door het management als “lastig” worden ervaren. Deze medewerkers zijn vaak kritisch en steken dat niet onder stoelen en banken. Managers zijn geneigd om deze mensen te vermijden terwijl ze van grote meerwaarde kunnen zijn. Wanneer je deze mensen actief bij de reorganisatie betrekt en ze de ruimte geeft om zich uit te spreken, krijg je daadwerkelijk zicht op welke knelpunten ervaren worden en kun je dit zoveel mogelijk bijsturen.

Wanneer je alleen medewerkers betrekt die zich nooit kritisch uitlaten, loop je het risico dat de medewerkers “ja” zeggen maar “nee” gaan doen. Organiseer daarbij alleen “werkgroepjes” waar medewerkers inzitten op het moment dat ze ook daadwerkelijk wat mogen inbrengen. Wanneer medewerkers daadwerkelijk wat mogen inbrengen, creëert dat verbinding. Wanneer medewerkers het gevoel hebben dat ze zelf invloed hebben gehad op hoe de gewenste verandering wordt doorgevoerd, is de kans groter dat men zich er ook aan zal houden. Wanneer je echter een werkgroepje creëert waarbij je slechts de suggestie wekt dat ze inspraak hebben, werkt dat juist demotiverend. Medewerkers zullen zich dan snel bedonderd voelen en het als tijdverspilling ervaren. De doorgevoerde verandering zal dan extra weerstand oproepen. Wanneer je als manager om wat voor reden dan ook een verandering wil en ook de route al helemaal hebt uitgestippeld en medewerkers daarover geen inspraak meer hebben, wees daar dan open over. Van belang is dat je dan uitlegt waarom dit is en dat je de verbinding blijft leggen met de missie van het bedrijf. Ook blijft het belangrijk dat je medewerkers het gevoel geeft dat ze belangrijk zijn en er toe doen.

Tip 5: Wanneer een reorganisatie al meerdere malen is mislukt, haal dan iemand extern er bij.

Wanneer reorganisaties al meerdere malen mislukt zijn, is vaak al afstand ontstaan tussen de managers en de medewerkers. In zo een situatie kan het helpend zijn wanneer iemand van buitenaf een uitgebreide analyse maakt en een plan opstelt en deze tijdelijk mee helpt uit te voeren.

Je kunt dan bijvoorbeeld bij Adviesbureau Saskia Wouterson terecht. Adviesbureau Saskia Wouterson zorgt voor een betere verstandhouding tussen managers en medewerkers waardoor een reorganisatie goed tot stand komt. Door in gesprek te gaan met alle betrokkenen en de werkelijke emoties van alle betrokkenen te herkennen, kan beter getoetst worden wat er in hen omgaat. Het herkennen van micro-expressies helpt hierbij enorm. Knelpunten die mensen liever verborgen houden, komen zo veel sneller aan de orde en kunnen goed worden ondervangen. Adviesbureau Saskia Wouterson helpt managers om medewerkers weer met de oorspronkelijke missie van het bedrijf te verbinden en koppelt de beoogde verandering daaraan. Adviesbureau Saskia Wouterson helpt managers om de medewerkers vanuit intrinsieke motivatie te laten handelen zodat de beoogde verandering blijvend is. Adviesbureau Saskia Wouterson helpt managers er voor te zorgen dat medewerkers blij zijn met de beoogde verandering of in ieder geval van binnenuit de noodzakelijkheid er van inzien. Adviesbureau Saskia Wouterson zorgt dat binnen een bedrijf al snel een familiegevoel ontstaat waardoor medewerkers zich verbonden voelen met elkaar en loyaal zijn.

Ook nu door de overheid vanwege corona veel beperkende maatregelen zijn opgelegd waar veel mensen niet achter staan, kan het ingewikkeld zijn om een bedrijf goed te reorganiseren. Zeker ook omdat het over een paar maanden anders kan zijn. Van zowel de managers als de medewerkers vraagt dit om veel flexibiliteit en extra inzet. Veel mensen staan niet achter de maatregelen die de overheid oplegt. Dit kan spanningen meebrengen in reorganisaties. Adviesbureau Saskia Wouterson kan ook hier bij helpen. Bel gerust voor het maken van een vrijblijvende afspraak: 06 8397 7272

Links: